Wie Schwierigkeiten in Projekten erfolgreich gemeistert werden können

Alles wurde sorgfältig vorbereitet und mit den Beteiligten vereinbart. Plötzlich gefährdet ein unerwartetes Problem das ganze Projekt. Dass in solchen schwierigen Situationen auch Chancen liegen, zeigt der Erfahrungsbericht von Ingrid Giel. 

Unerwartete Probleme tauchen auf

Er war unser Wunschlieferant: Topdesign der Produkte, perfekte Hardware, Zuverlässigkeit. Alles in allem versprachen wir uns höchste Qualität und das Projekt startete erfolgversprechend. Dann rief mich der Verkaufsleiter an und teilte mir mit, dass mindestens zwei Hardware-Komponenten den Dauertest in der Endkontrolle nicht bestanden haben. Dies bedeutete für uns eine Lieferverzögerung von mindestens 2 Monaten. Ich war bestürzt. Als Projektleiterin hatte ich dafür gesorgt, dass unsere Software-Entwickler alles gaben, damit die Software für die Implementation in diese Hardware bereitsteht und unsere Kunden zum versprochenen Termin beliefert werden können. Und jetzt das!

Was tun?

Alle waren wütend und fanden, ich sollte die bei Lieferrückstand vereinbarten Penalty-Zahlungen sofort einfordern. Stattdessen fuhr ich zum Lieferanten und setzte mich mit ihm an den Tisch. Dem Verkaufsleiter war die Situation sichtlich peinlich. Er bat mich um Entschuldigung und betonte, wie wichtig wir als Kunden für sie seien. Er fragte, was uns in dieser Situation am besten helfen könnte. Ich nahm dieses Zeichen der Wertschätzung auf und betonte, dass für unsere Zusammenarbeit eine partnerschaftliche, faire Lösung und die Möglichkeit zu einer nachhaltigen Geschäftsbeziehung auch in Zukunft wichtig sind.

Beziehung, Werte und Interessen klären

Es hatte sich gelohnt, nicht dem ersten Impuls zu folgen und zu Sanktionen zu greifen, sondern in einem persönlichen Gespräch die Emotionen zu beruhigen und auf Augenhöhe die Basis für die weitere Zusammenarbeit zu prüfen. Erst jetzt war es möglich, die Interessen auszutauschen und auf dieser Grundlage eine gemeinsame Lösung zu erarbeiten.

Lösung erarbeiten

Der Lieferant besass in mehreren Lagern im Ausland insgesamt noch 1000 Geräte im alten Design. Diese Geräte lieferte er uns sofort. Wir installierten in diesen Geräten die neue Software und lieferten sie an unsere Kunden aus. Sobald die neue Hardware verfügbar war, wurden diese alten Geräte auf Kosten des Lieferanten bei unseren Kunden ausgewechselt. Die Anpassung unserer Software an die alte Hardware wurde ebenfalls vom Lieferanten bezahlt.

Um auch unsere Kunden für die entstehenden Umstände zu entschädigen und ihnen gleichzeitig einen Mehrwert zu geben, verlängerten wir die Garantiezeit für alle umgetauschten Neugeräte von 1 auf 2 Jahre. Somit konnten wir die pünktliche Auslieferung der Geräte mit der neuen Funktionalität gewährleisten und der Lieferant behielt uns als zufriedenen Kunden.