Warum Verhandlungsprofis in die Vorbereitung investieren

Es ist immer wieder überraschend, welche neuen Erkenntnisse eine strukturierte und sorgfältige Vorbereitung zu Tage bringt. Sei es die Wahl von Ort oder Zeitpunkt für die Verhandlung, die Zusammensetzung des Teams oder der Einbezug weiterer Stakeholders – auch mit der Veränderung scheinbar geringfügiger Faktoren können die Aussichten auf Verlauf und Abschluss einer Verhandlung wirksam beeinflusst werden.

1) Erkennen, dass eine Verhandlung ansteht

Der erste Schritt besteht darin zu erkennen, dass mir eine Verhandlung bevorsteht. Viele Situationen nehmen wir gar nicht als Verhandlungen wahr, weil es nicht um die klassischen Verhandlungsthemen wie Preise, Qualität, Liefertreue, Jahresverhandlungen etc. geht. Sobald ich aber auf das JA von jemanden angewiesen bin und ich damit rechnen muss, dass ich dieses JA nicht oder nur bedingt erhalten werde, stehe ich vor einer Verhandlung.

2) Entscheiden, ob wir uns vorbereiten wollen oder nicht

Sobald ich erkannt habe, dass mir eine Verhandlung bevorsteht, muss ich mir in einem zweiten Schritt die Frage beantworten, ob ich mir Zeit für die Vorbereitung nehmen will oder nicht. Es geht dabei um das Abwägen des Aufwands der Vorbereitung im Verhältnis zu dem, was in der Verhandlung auf dem Spiel steht. Kann ich es mir leisten, mich nicht oder nur ungenügend vorzubereiten?

3) Zeit und Termin für die Vorbereitung festlegen

Je nach Situation und Art der Vorbereitung (bspw. Verwenden der Vorbereitungs-Checkliste, Beizug einer externen Person, die mich und ggf. mein Team durch die Vorbereitung führt, etc.) muss ich in einem dritten Schritt festlegen, wie viel Zeit ich in die Vorbereitung investieren werde. Falls ich dazu neige, die Vorbereitung zugunsten der Erledigung des Tagesgeschäfts aufzugeben, kann es sich lohnen, dass ich mir ein Zeitfenster dafür in der Agenda fest blockiere. 

4) Personengruppe für die Vorbereitung festlegen

In Abhängigkeit des Themas, dem Ausmass dessen, was auf dem Spiel steht und des Teams, mit dem ich die Verhandlung führen werde, entscheide ich in einem vierten Schritt, wer mich bei der Vorbereitung unterstützen soll. Evtl. lohnt es sich auch Personen beizuziehen, die mit der Situation und dem Thema nicht vertraut sind (bspw. aus einer anderen Abteilung), die aber gerade deshalb frische Gedanken und neue Lösungsansätze in die Vorbereitung einbringen können.

5) Die Vorbereitung im Team ist bereits eine erste Verhandlung

Wenn ich die Vorbereitung nicht alleine durchführe, kann ich davon ausgehen, dass die Vorbereitung bereits eine Verhandlung darstellen wird. Sei es, weil wir zu einzelnen Themen unterschiedliche Ansichten oder Interessen einbringen oder nicht der gleichen Meinung sind, wer antreten soll resp. wie wir vorgehen wollen. Diese Fragen lohnt es sich zu klären, bevor wir gemeinsam in die Verhandlung gehen. Nur so können wir als Verhandlungsteam geschlossen auftreten und damit die Aussicht auf ein gutes Ergebnis vergrössern.

Fazit

Die Regel «Proper Preparation Prevents Poor Performance» sollte nicht nur in der Fliegerei, sondern auch beim Verhandeln beherzigt werden. Auch wenn ich überraschend in eine Verhandlung gerate und mich gar (noch) nicht vorbereiten konnte, kann ich mir bei Bedarf Zeit für die Vorbereitung verschaffen, indem ich die Verhandlung verschiebe. «Können wir das morgen besprechen?» «Kann ich Sie in einer halben Stunde zurückrufen?» «Ich möchte mir zu dem Thema noch einige Gedanken machen» etc…

Wenn ich nicht gut vorbereitet bin, darf ich mich nicht wundern, wenn das Verhandlungsergebnis meinen Zielen nicht genügt. Oder anders gesagt: Gut vorbereitet ist halb gewonnen… 😉