Sehr häufig wird bei der Vorbereitung von Verhandlungen die Zeit und Energie überwiegend in die inhaltlichen Sach-Themen investiert. Selbstverständlich müssen wir die Zahlen-Daten-Fakten kennen, um gut verhandeln zu können. Gleichzeitig sollten wir uns aber auch schon im Vorfeld Gedanken dazu machen, wie wir die Verhandlung gestalten wollen – sprich zum Rahmen, in dem die Verhandlung stattfinden wird.
1) Welches sind die Verhandlungsthemen?
Immer wieder wird in Verhandlungen zwischen verschiedenen Themen hin- und hergesprungen. Den Beteiligten ist unklar, warum die andere Seite jetzt wieder mit einem anderen Thema anfängt und wie das Ganze am Schluss wieder eingefangen werden soll. Es besteht die Gefahr, sich im Kreis zu drehen und unnötig Zeit zu verlieren. Es ist hilfreich, die Verhandlungsthemen schon in der Vorbereitung aufzulisten und sie sich so bewusst zu machen.
2) Wie weit will ich in der bevorstehenden Verhandlung kommen?
In Abhängigkeit der Verhandlungsthemen und dem Ausmass dessen, was auf dem Spiel steht, entscheide ich, wie weit ich in der anstehenden Verhandlung kommen möchte. Wollen wir einen Abschluss erzielen – oder bewusst nicht? Wollen wir schon Optionen oder Lösungen entwickeln oder uns erst über unsere Sichtweisen und Interessen austauschen?
3) Wer wird auf beiden Seiten am Verhandlungstisch sitzen?
Abhängig von diesen ersten beiden Punkten können wir uns nun überlegen, wer resp. welches Team in der Verhandlung antreten soll – ich alleine oder nehme ich noch weitere Personen mit? Es ist hilfreich in Erfahrung zu bringen, wer von der anderen Seite am Tisch sitzen wird – in welcher Funktion und mit welchen Kompetenzen.
4) Wie viel Zeit benötigen wir für die Verhandlung?
Je nach Themen, Zielsetzung und Anzahl der teilnehmenden Personen müssen wir festlegen, wie gross das Zeitfenster sein sollte, um in der Verhandlung die angepeilten Ziele erreichen zu können. Es kann frustrierend sein, erst in der Verhandlung zu erfahren, dass die andere Seite nur eine halbe Stunde vorgesehen hat und uns zuwenig Zeit zur Verfügung steht, um alles in Ruhe besprechen zu können.
5) Schon vor der Verhandlung mit der Gegenseite die AGENDA abstimmen
Die Verhandlungspartner sollten bereits im Vorfeld die folgenden Punkte miteinander abstimmen:
- Welches sind die Verhandlungsthemen?
- Welches Ziel soll in der Verhandlung verfolgt werden (Abschluss oder bspw. erste Ideen austauschen)?
- Wer wird an der Verhandlung teilnehmen?
- Welches Zeitfenster steht für die Verhandlung zur Verfügung?
- Welche Infrastruktur benötigen wird (Technik, Räume, etc.)?
Fazit
Die Verhandlung mit der anderen Seite beginnt schon in der Vorbereitung – nicht zu den Inhalten, aber zu den Rahmenbedingungen, innerhalb derer die Verhandlung stattfinden soll.